De noodzaak van een goede overeenkomsten-huishouding
21 december 2022 | Blog
De wereld om ons heen wordt steeds juridischer. Een gentlemen’s-agreement of een stevige handdruk is vaak niet meer voldoende wanneer partijen afspraken maken. De noodzaak om terug te vallen om een schriftelijk stuk wordt steeds groter. Dit geldt niet alleen voor overeenkomsten met externe partijen, maar óók voor de overeenkomsten-huishouding binnen de onderneming. Hieronder de belangrijkste redenen waarom het toch verstandig – en soms zelfs wettelijk verplicht – is om afspraken tussen jouw eigen onderneming(en) op schrift vast te leggen.
Duidelijkheid omtrent de gemaakte afspraken
Een overeenkomst is weliswaar vaak al een overeenkomst als je het mondeling met elkaar eens bent, maar het is dan niet altijd duidelijk wat de afspraken precies zijn. Zeker als je dan een tijdje verder bent en er ontstaat irritatie tussen partijen, kan het vervelend uitpakken als de afspraken nooit zijn vastgelegd. De gang naar de rechter is dan snel gemaakt, met alle ellende en kosten van dien. En met een gang naar de rechter loop je altijd het risico dat de rechter er anders over denkt dan jij. De rechter heeft niets waar hij op terug kan vallen en het is dan jouw woord tegen dat van de wederpartij.
Wettelijke verplichting
In artikel 2:247 BW is geregeld dat er een verplichte schriftelijke vastlegging van bepaalde overeenkomsten tussen de vennootschap en haar enig aandeelhouder is. Wordt dit niet gedaan dan kan de overeenkomst worden vernietigd door de B.V. Deze regel geldt overigens ook als een echtgenoot medeaandeelhouder is en de aandeelhouders in gemeenschap van goederen zijn getrouwd. Bij vernietiging van de overeenkomst, heeft deze nooit bestaan. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- rekening-courantovereenkomsten;
- het verstrekken van een lening;
- het geven van decharge;
- het toekennen van bonussen;
- het sluiten van koopovereenkomsten;
- het volstorten van aandelen;
- het toekennen van pensioenrechten;
- het aangaan van borgstellingen;
- het betalen van (on)kosten of het sluiten van een arbeids –of managementovereenkomst.
Rekening-courant overeenkomst
Met een rekening-courant overeenkomst creëer je duidelijkheid tussen partijen onderling. In zo’n overeenkomst leg je schriftelijk vast dat alle geldvorderingen en geldschulden die de holding en de werkmaatschappij of de dga over-en-weer op elkaar hebben, automatisch worden verrekend. Bij een rekening-courant rekening behoeft er fiscaal gezien geen rente berekend te worden wanneer het saldo niet boven het bedrag van €17.500,- uit komt. Komt het saldo wél boven dit bedrag uit? Dan moet er over het gehele bedrag een zakelijke rente worden berekend. De hoogte van de zakelijke rente kan in een rekening-courant overeenkomst worden vastgelegd. De fiscus controleert streng op het naleven van deze regel. Een extra reden om deze overeenkomst goed vast te leggen. Hiermee kan je voorkomen dat er correcties en/of naheffingsaanslagen plaatsvinden. Er is dan immers (onbelast) geld onttrokken van de onderneming. Ook in geval van faillissement van één van de partijen kan het problemen opleveren als er geen rekening-courant overeenkomst is opgesteld. De curator kan dan stellen dat er onterecht bedragen over en weer zijn geboekt of ten onrechte is verrekend.
Wanneer is er sprake van een ‘zakelijke’ rekening-courant of lening?
- Er is schriftelijk vastgelegd tot welk bedrag geleend mag worden;
- Er zijn afspraken gemaakt over het terugbetalen;
- Er zijn voldoende zekerheden geboden;
- Er is een zakelijke rente afgesproken;
- De onderneming kan aan haar betalingsverplichtingen blijven voldoen wanneer de lening wordt verstrekt;
- De onderneming de lening ook onder dezelfde voorwaarden zou hebben verstrekt aan een derde die in vergelijkbare omstandigheden verkeert.
Overeenkomst van geldlening
Verstrek je vanuit de onderneming een lening? Dan moet er op grond van de wet schriftelijk afspraken worden vastgelegd over de (hoogte van de) rente. Doe je dit niet dan is er geen rente verschuldigd.
Het is ook raadzaam om in de overeenkomst afspraken op te nemen over terugbetaling van de lening. Zijn er géén afspraken vastgelegd over de terugbetaling? Dan ben je als schuldenaar verplicht om de lening in zijn geheel terug te betalen binnen zes weken nadat de schuldeiser hierom vraagt.
Huurovereenkomst
Ook afspraken over de (ver)huur van een bedrijfspand zijn belangrijk om schriftelijk vast te leggen. Huur je bijvoorbeeld een kantoorruimte dan is er zonder huurovereenkomst wettelijk weinig bescherming voor jou als huurder. Zo kan de huurovereenkomst bijvoorbeeld per maand worden opgezegd (wanneer er maandelijks wordt betaald). De huurovereenkomst eindigt dan van rechtswege. Er kan dan hoogstens verlenging van de ontruiming (verhuizing) worden verzocht bij de kantonrechter op basis van een belangafweging tussen partijen.
Wanneer partijen willen opteren voor belaste huur dan dienen partijen de volgende gegevens schriftelijk overeen te komen:
- Duidelijk omschrijving van het object (met gegevens uit het Kadaster);
- Boekjaar van de huurder;
- Ingangsdatum van de huur;
- Verklaring dat de huur is belast met btw;
- een verklaring van de huurder dat hij de onroerende zaak voor minstens 90% (of 70%)voor belaste omzet gebruikt.
- Ook geldt de verplichting om de huurovereenkomst binnen 3 maanden na de ingangsdatum getekend te hebben.
Net als bij andere overeenkomsten, zorg je met een huurovereenkomst voor duidelijkheid tussen partijen onderling. Je legt schriftelijk vast wat precies het gehuurde is, voor wiens rekening het onderhoud komt, wanneer er opgezegd kan worden, hoe het gehuurde bij het einde van de huurovereenkomst weer moet worden opgeleverd, met hoeveel de huur verhoogd kan worden etc.
Hoe staat het met jouw eigen overeenkomsten-huishouding?
Naast het schriftelijk vastleggen van afspraken is het ook belangrijk deze afspraken periodiek tegen het licht te houden en waar nodig aan te passen. Neem bijvoorbeeld eens een middag de tijd om jouw overeenkomsten door te nemen. Heb je vragen over jouw overeenkomsten? Ik help graag verder! Ik ben bereikbaar via m.vanpopering@first-line-juristen.nl, 0546-62 99 25 of 06-42 66 70 08.
Lees meer: zelf arbeidsovereenkomsten opstellen? Dit zijn de risico’s
Vaak horen onze salarisadviseurs: “kan ik een model-arbeidsovereenkomst van internet halen?” Of “kan ik niet gewoon een oude overeenkomst opnieuw gebruiken?”. Marijn van Popering legt uit wat daar de risico’s van zijn.
Mr. M. (Marijn) van Popering
Juridisch adviseur
