De risico’s van het zelf opstellen van arbeidsovereenkomsten
22 november 2021 | Blog
Het opstellen van arbeidsovereenkomsten is een core business van de salarisadviseurs van Hendriksen Accountants en Adviseurs. De salarisadviseurs werken met een vast tarief voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst, te weten € 80,- voor de eerste arbeidsovereenkomst en € 50,– voor een volgende arbeidsovereenkomst. Vaak krijgen zij de reactie “zóveel? Op het internet kunnen we toch ook een model downloaden?” of “we kunnen toch ook gewoon een eerder opgestelde arbeidsovereenkomst gebruiken?” In dit artikel licht ik toe waarom in dit geval vaak geldt: ‘goedkoop is duurkoop’.
De arbeidsovereenkomst in de praktijk
In de praktijk wordt vaak gebruik gemaakt van standaard arbeidsovereenkomsten. Vaak van het internet geplukt en klakkeloos ingevuld. Of een eerder opgestelde arbeidsovereenkomst wordt opnieuw gebruikt. Er wordt hierbij niet tot nauwelijks naar de specifieke situatie gekeken, waardoor fouten snel gemaakt zijn. Onze salarisadviseurs zien bijvoorbeeld regelmatig arbeidsovereenkomsten voorbij komen, waarbij een ongeldige proeftijd is opgenomen of een verkeerde opzegtermijn.
Ook zien onze salarisadviseurs met enige regelmaat dat een werkgever een nieuwe arbeidsovereenkomst opstelt, terwijl dit helemaal niet nodig was. Bijvoorbeeld wanneer er aanvullende afspraken worden gemaakt, er sprake is van een overname of het salaris wordt aangepast. Het is dan vaak helemaal niet nodig om hier een hele nieuwe arbeidsovereenkomst voor te maken en is een aanvulling op de huidige arbeidsovereenkomst vaak voldoende. En soms wordt het juist niet gedaan (om kosten te besparen), terwijl het juist wel heel belangrijk is om deze wijzigingen op schrift te zetten en/of een nieuwe arbeidsovereenkomst te laten maken.
Het opstellen van een arbeidsovereenkomst is geen kwestie van kopiëren en plakken. Het is maatwerk. Wordt dit wel gedaan, dan kan dit vervelende en dure consequenties hebben voor jou als werkgever. Ter illustratie vind je hieronder de meest voorkomende blunders uit de praktijk. Doe er je voordeel mee!
De meest voorkomende fouten
Het gebruiken van een ongeldige proeftijd
De wet kent verschillende bepalingen waarvan niet of slechts gedeeltelijk mag worden afgeweken in een arbeidsovereenkomst. Een voorbeeld hiervan is de wettelijke proeftijd. De wet of cao bepaalt hoelang een proeftijd mag zijn. Dit wordt onder andere bepaald door de duur van de arbeidsovereenkomst. Als in de arbeidsovereenkomst een proeftijd wordt opgenomen die langer is dan toegestaan, is er juridisch gezien geen proeftijd overeen gekomen. Een werknemer zou in dat geval dus ook geen proeftijdontslag kunnen nemen of krijgen.
Het niet opnemen van een tussentijds opzegbeding
Ook het ontbreken van bepalingen aan de arbeidsovereenkomst kan grote gevolgen hebben voor jou en je onderneming. Zo is het verstandig om een zogenoemd ‘tussentijds opzegbeding’ op te nemen in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Zonder zo’n beding kan een arbeidsovereenkomst die is aangegaan voor een bepaalde duur (bijvoorbeeld een jaar) niet tussentijds worden opgezegd. Als een werknemer niet voldoende presteert, blijf je dus tot de einddatum van de arbeidsovereenkomst aan deze werknemer vast zitten. Het opnemen van een tussentijds opzegbeding zou je om deze reden veel ellende kunnen besparen.
Er wordt geen rekening gehouden met een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)
Ook houden de modelovereenkomsten die op het internet te vinden zijn, geen rekening met een eventuele cao waaraan je onderneming gebonden is. Vaak zijn in een cao afspraken gemaakt over de hoogte van het salaris van de werknemers. Dit salaris is in de meeste gevallen gebaseerd op de functie van de werknemer. Om deze reden is het van groot belang dat de juiste functienaam en salarisschaal in de arbeidsovereenkomst worden vermeld. Bovendien moet het salaris dat aan de werknemer wordt uitbetaald, in overeenstemming zijn met de bijbehorende salarisschaal, om te voorkomen dat een werknemer nabetaling van achterstallig loon vordert (dit kan tot 5 jaar terug).
Er wordt geen rekening gehouden met de ketenregeling
Je kunt met de werknemer binnen 36 maanden maximaal 3 arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd achter elkaar aangaan. Overschrijd je de duur van 36 maanden dan wijzigt de arbeidsovereenkomst automatisch in een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Dat gebeurt ook als je met de werknemer een 4e arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aangaat en de totale duur van opvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd nog niet de 36 maanden is gepasseerd. Als tussen 2 arbeidsovereenkomsten een periode van 6 maanden of minder zit, is er sprake van een doorlopende keten. Soms geeft de wet of een CAO andere regels.
Er worden geen beperkende bedingen opgenomen in de arbeidsovereenkomst
Je kunt hierbij denken aan een concurrentiebeding of een intellectueel eigendomsbeding. Niks is vervelender voor een ondernemer wanneer een oud-werknemer na zijn dienstverband de bij jou opgedane kennis gaat gebruiken om met jou te gaan concurreren. Of jouw klanten en/of relaties benaderd. Naast het opnemen van een dergelijk beding is het ook van belang dat er een boete aan gekoppeld wordt. Een concurrentie- en relatiebeding is daarnaast alleen mogelijk in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wanneer je schriftelijk motiveert dat het beding noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dit is dus geen invulwerkje maar maatwerk. Hierbij geldt echt “voorkomen is beter dan genezen”.
Conclusie
Het arbeidsrecht is continu in beweging. Veel van de modelovereenkomsten die op internet te vinden zijn of eerder gebruikte overeenkomsten zijn hierdoor niet actueel. Het risico hiervan is dat er ongeldige bepalingen in de arbeidsovereenkomst komen te staan of belangrijke bepalingen niet worden opgenomen. Dit kan nadelige gevolgen met zich meebrengen. Om deze reden is het verstandig om een salarisadviseur/jurist in te schakelen om jouw arbeidsovereenkomsten op te laten stellen of te laten controleren.
Uiteindelijk is het immers het belangrijkste dat partijen een goede arbeidsovereenkomst hebben, waarbij niet alleen de afspraken deugdelijk zijn maar er ook wat breder naar de inhoud van de overeenkomst, wensen en plannen van u als werkgever gekeken wordt. Een modelovereenkomst kan daarbij prima als uitganspunt dienen. Echter, het klakkeloos invullen van het model, is niet aan te bevelen. Ik adviseer dan ook om een arbeidsovereenkomst voor ondertekening altijd te laten toetsen door onze jurist van First-Line Juristen of de arbeidsovereenkomst door jouw salarisadviseur te laten opstellen.
Tip!
Dit geldt ook voor het opstellen van een vaststellingsovereenkomst bij een beëindiging van de arbeidsovereenkomsten met wederzijds goedvinden. Ook hier dient er goed gekeken te worden naar de inhoud van de overeenkomst, zoals het in acht nemen van de opzegtermijn of het melden van de wettelijke bedenktijd van 2 weken. Ook hiervoor adviseer ik om altijd in contact te treden met jouw salarisadviseur en/of onze jurist van First-Line juristen.
Vragen? Of wil je een arbeidsovereenkomst laten opstellen?
Hendriksen Accountants & Adviseurs heeft hiervoor de specialisten in huis. Neem contact op met jouw salarisadviseur of met Marijn van Popering, jurist bij First-Line-Juristen via m.vanpopering@first-line-juristen.nl of via 0546 – 62 99 25.
Marijn van Popering
Juridisch adviseur
