Rechtsvormwijziging en de salarisverwerking: wat moet u weten?

Een wijziging van de rechtsvorm van uw onderneming – bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een BV – heeft vaak financiële en fiscale gevolgen. Maar wist u dat ook de salarisverwerking flink geraakt wordt? In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor u op een rij.

Juridisch kader: overgang van onderneming

Bij een rechtsvormwijziging is vaak sprake van een wettelijke overgang van onderneming. Dit betekent:

• Werknemers gaan automatisch over naar de nieuwe rechtsvorm;
• Arbeidsovereenkomsten blijven ongewijzigd;
• Ontslag is alleen mogelijk bij aantoonbare economische, technische of organisatorische redenen.

Let op: Bij een aandelenoverdracht of overdracht van alleen personeel is géén sprake van een overgang van onderneming.

Nieuw loonheffingennummer

De Belastingdienst kent bij een rechtsvormwijziging een nieuw loonheffingennummer toe, maar niet met terugwerkende kracht. De regels verschillen per rechtsvorm:

• Eenmanszaak, maatschap of vof: nieuw nummer vanaf de 1e dag van het aangiftetijdvak waarin de inschrijving bij de KvK plaatsvindt.
• BV, NV, vereniging of stichting: nieuw nummer vanaf de oprichtingsdatum van de nieuwe rechtspersoon.

De oude rechtsvorm moet in sommige gevallen een nihilaangifte doen.

Salarisadministratie: afsluiten en opnieuw opstarten

Bij een rechtsvormwijziging moet:

• De oude salarisadministratie worden afgesloten (inclusief jaaropgaven);
• Een nieuwe salarisadministratie worden opgestart;
• Pensioenregelingen, verzekeringen en cao’s worden herzien;
• Werknemers opnieuw worden aangemeld bij de nieuwe werkgever (bijv. via een addendum bij de arbeidsovereenkomst).

Premiekorting en WW-premie: herziening per werkgever

De lage WW-premie mag alleen onder voorwaarden worden toegepast. Bij een rechtsvormwijziging:

• Wordt de 30%-herzieningsregeling per werkgever (RSIN) beoordeeld.
• Kan het zijn dat zowel de oude als de nieuwe werkgever afzonderlijk worden herzien.

Loonkostenvoordeel (LKV): opnieuw beoordelen

Het LKV is gekoppeld aan het loonheffingennummer. Dit betekent:

• De oude werkgever kan na de wijziging geen LKV meer toepassen;
• De nieuwe werkgever moet beoordelen of werknemers opnieuw in aanmerking komen;
• Een geldige doelgroepverklaring is (nog) vereist.

Let op: Het LKV voor oudere werknemers wordt in 2025 afgebouwd en stapsgewijs afgeschaft. 

Eigenrisicodragerschap WGA of ZW

Bent u eigenrisicodrager voor de WGA of Ziektewet? Dan moet u dit bij een rechtsvormwijziging opnieuw aanvragen. Het gaat niet automatisch over op de nieuwe rechtsvorm.

Lopende ziekmeldingen, WAZO-aanvragen en overige aanvragen

Bij een nieuw loonheffingennummer moeten lopende meldingen opnieuw worden doorgegeven aan het UWV:

• Ziekmeldingen via het wijzigingsformulier;
• WAZO-aanvragen (zoals zwangerschapsverlof) via het werkgeversportaal of Digipoort.

❗ Vergeet dit niet, om onderbrekingen in uitkeringen te voorkomen.

Ook kan het zijn dat fiscale regelingen, zoals de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) opnieuw aangevraagd/gewijzigd moeten worden.

Vragen of advies nodig?

Overweegt u een rechtsvormwijziging of zit u midden in het proces? Neem dan tijdig contact op met uw salarisadministrateur of onze bedrijfsjurist. Wij denken graag met u mee om verrassingen te voorkomen.

Mr. Marijn van Popering