Blog: Algemene Voorwaarden
1 november 2021 | Geen categorie
Wanneer je net begint met je onderneming denk je vaak niet meteen aan het opstellen van algemene voorwaarden. De kleine lettertjes hebben niet jouw eerste prioriteit. Het is echter wel verstandig om algemene voorwaarden te gebruiken. Ze beschermen jou als ondernemer. Je dekt je in voor risico’s en aansprakelijkheid die bij het ondernemerschap horen. Daarmee voorkom je mogelijke discussies met de klant na het sluiten van een overeenkomst. In mijn praktijk kom ik regelmatig tegen dat ondernemers (nog) geen algemene voorwaarden hebben. In dit artikel ga ik daarom nader in op de (noodzaak van) algemene voorwaarden.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden geven aan onder welke voorwaarden jouw bedrijf zaken doet. Het zijn de spelregels waaraan je klanten zich moeten houden. Onder welke voorwaarden wordt er geleverd, hoe moet er betaald worden, welke garantie wordt er gegeven etc.
In de algemene voorwaarden regel je de randzaken van jouw dienstverlening. De belangrijkste informatie, zoals de prijs, de kleur van het product of de hoeveelheid, mag niet in de algemene voorwaarden staan. Deze zet je in de overeenkomst. Voor ‘algemene voorwaarden’ worden ook vaak andere namen gebruikt, bijvoorbeeld: betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, bezorgregeling, servicevoorwaarden of leveringsvoorwaarden. Voor de wet zijn dit allemaal ‘algemene voorwaarden’.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, het is niet verplicht algemene voorwaarden op te stellen. Ik raad het wel aan om algemene voorwaarden op te stellen en te gebruiken. Je legt hiermee vast onder welke voorwaarden zaken worden gedaan. Dit geeft duidelijkheid. Ook kan een ondernemingsverzekering of een keurmerk van een branchevereniging het gebruik van algemene voorwaarden verplichten.
Wat leg je vast in je algemene voorwaarden?
Er zijn bepalingen die bijna altijd in de algemene voorwaarden staan. Veelvoorkomende standaardbepalingen zijn:
- offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding);
- transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten);
- levertijd (overmacht);
- betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
- eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling);
- garantie (zo ja, onder welke voorwaarde);
- afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
- aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Algemene voorwaarden gelden pas als vóór het moment van offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst aangegeven wordt dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Tevens geldt dat de partij die de overeenkomst aangaat vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een kopie van de voorwaarden overhandigd krijgt zodat deze van de algemene voorwaarden kennis kan nemen.
Zorg er dus voor dat je klant voor of tijdens het sluiten van het contract de kans krijgt om je algemene voorwaarden te lezen. Je kunt de voorwaarden op de offerte drukken of als losse bijlage of apart bestand (pdf) meesturen. Jouw klant moet de algemene voorwaarden kunnen opslaan. Zodat hij later kan teruglezen welke voorwaarden golden op het moment van aankoop.
Wat is het verschil tussen algemene voorwaarden voor bedrijven en die voor consumenten?
Als je zakendoet met consumenten, gelden zwaardere eisen dan wanneer je zakendoet met bedrijven. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat ondernemingen deskundig genoeg zijn om de gevolgen van de algemene voorwaarden te begrijpen. Ter bescherming van consumenten heeft de wet de zogenaamde grijze en zwarte lijst opgenomen. Hierin staan bepalingen die sowieso verboden c.q. in uitzonderlijke gevallen geldig zijn voor consumenten. Zo mag je aansprakelijkheid bijvoorbeeld niet uitsluiten bij consumenten.
Battle of forms
Welke algemene voorwaarden zijn van toepassing wanneer beide partijen ieder hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren? Deze kwestie wordt de ‘battle of forms’ genoemd. De wet heeft geregeld dat de algemene voorwaarden waarnaar het eerst wordt verwezen van toepassing zijn, tenzij deze door de wederpartij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. De afwijzing moet duidelijk en expliciet aan de andere partij worden gericht. Een voorgedrukt regeltje onderaan het briefpapier wordt bijvoorbeeld sneller over het hoofd gezien, en geldt dus niet als een expliciete afwijzing.
Algemene voorwaarden deponeren bij KVK of bij de Griffie van de Rechtbank
De algemene voorwaarden kun je laten bewaren bij KVK of bij de rechtbank. Dat heet deponering. Dit is niet verplicht, maar is wel handig. Op deze manier zijn ze opvraagbaar, hebben ze een sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over.
Wij kunnen jouw algemene voorwaarden opstellen
Maak jij nog geen gebruik van algemene voorwaarden? Of wil jij jouw algemene voorwaarden laten beoordelen? First-Line Juristen staat je graag bij. Een update/beoordeling van reeds gebruikte algemene voorwaarden is eens in de zoveel jaren sowieso verstandig. Wet- en regelgeving kan bijvoorbeeld veranderd zijn, waardoor jouw algemene voorwaarden niet meer up-to-date zijn. Of jouw onderneming is gewijzigd. Ben je aangesloten bij een branchevereniging? Ook hier wordt vaak gebruik gemaakt van standaard algemene voorwaarden.
Heb je vragen?
Ik help je graag verder. Ik ben bereikbaar via m.vanpopering@first-line-juristen.nl of 0546-629925.
Marijn van Popering,
Juridisch adviseur
